II MOODUL Ülesanne 1

Teadmusjuhtimine sisaldab kahte olulist komponenti:

1. Teadmusjuhtimise protsessid

2. Teadmusjuhtimise süsteemid

Teadmusjuhtimise protsesse ja süsteeme mõjutab:

•  Teadmusjuhtimise infrastruktuur
•  Teadmusjuhtimise mehhanismid
•  Teadmusjuhtimise tehnoloogiad

Eristatakse teadmuse omandamist, loomet, kodifitseerimist, jagamist, juurdepääsu, rakendamist ja taaskasutamist organisatsioonides ja organisatsioonide vahel.

Teadmusjuhtimise tsükli mudelid:

Kõige populaarsemad on Meyeri ja Zacki (1996), Bukowitzi ja Williamsi (2000), McElroy (1993, 2003) ja Wiigi (1993), nende sünteesimisel on välja töötatud raamistik, mis näitab, kuidas informatsioon muutub organisatsiooni jaoks väärtuslikuks teadmuseks.

Seda võib vaadelda kui informatsiooni teekonda muutumaks organisatsiooni väärtuslikuks strateegiliseks ressurssiks ja kirjeldab kuidas teadmisi organisatsioonis erinevatel etappidel määratletakse, kogutakse, jagatakse ja kasutatakse.

Meyeri ja Zacki mudel kasvas välja infotoodete disaini- ja arendustöödest. Infotoodetena defineerisid nad sellist informatsiooni, mida oli võimalik müüa klientidele, nt andmebaasid, kliendiprofiilid jt. Igal tsükli etapil toimus kõrgekvaliteedilise teadmustoote loomine.

Bukowitzi ja Williamsi mudel näitab, kuidas organisatsioonid loovad, säilitavad ja juurutavad strateegiliselt olulisi teadmisi väärtuste loomiseks. See mudel rõhutab, et tänapäeval ei ole probleemiks informatsiooni leidmine, vaid see, kuidas tohutu infohulgaga efektiivselt toime tulla ning rõhub vaiketeadmiste olulisusele.

McElroy mudel kirjeldab teadmiste elutsüklit, mis koosneb teadmiste loomise ja integreerimise protsessidest seoses organisatsiooni mäluga, uskumustega ja ärikeskkonnaga.

Wiigi mudel rõhutab kolme tingimust, mis on vajalikud organisatsiooni edukuse tagamiseks:

• tooted, teenused ja kliendid
• ressursid (inimesed, kapital ja töövahendid/seadmed)
• võime tegutseda.

Wiigi mudelis sisaldab teadmiste loomine õppimist isiklikust kogemusest, formaalset haridust ja väljaõpet, intelligentsust, õppimist meedia ja raamatute vahendusel ning kaaslastelt. Teadmiste ühendamine hõlmab teadmussüsteeme (nt intranet, andmebaasid) ja inimgruppe (nt ajurünnak) ning sisaldab näiteks koordineerimist, ühendamist/montaaži ning teadmiste otsingut. Teadmuse kasutamine toimub töö kontekstis ja avaldub tööprotsessides.

Võrreldes erinevaid mudeleid ja teadmusjuhtimise praktikaid on võimalik esitada nn integreeritud mudel ehk teadmusjuhtimise tsükli peamised etapid:

• Teadsmushõive (kogumine) ja teadmusloome (capture and creation)
• Teadmuse jagamine ja levitamine (knowledge sharing and dissemination)
• Teadmuse omandamine ja rakendamine (knowledge acquisition and application).

Organisatsioonikultuur on organisatsioonis toimivate normide ja väärtuste kogum, mis mõjutavad ja kujundavad organisatsiooni liikmete käitumist, ootusi ja hoiakuid ning suunab organisatsiooni liikmeid selles suunas, mida sobib/võib ja mida ei sobi/või konkreetses organisatsioonis teha. Komponentideks on: missioon, visioon ja põhiväärtused ning organisatsiooni mikrokliima ja juhtimisstiil. Ruth Alasi on jaotanud organisatsiooniteooriad järgmistesse rühmadesse: teaduslik, bürokraatia, administratiivne, inimsuhted, organisatsiooni käitumine, süsteemne, olukorraline, õppiv organisatsioon ja piirangute teooria. Robert Katz ja Daniel Kahn rõhutavad, aga organisatsiooni kui terviku käsitlemise vajadust, mis haarab nii organisatsiooni struktuuri ja inimressursse, sise- ja väliskeskkonda ning nendevahelisi seoseid.

Organisatsiooni struktuur määrab suurel määral selle, kuidas ja millises ulatuses rollid, kohustused delegeeritakse, kuidas toimub koordineerimine ja kontroll ja kuidas toimub infoliikumine juhtimistasandite vahel ning määrab ka võimusuhted organisatsioonis ning sellest oleneb organisatsioonile püstitatud eesmärkide täitmine.

Juhani Lemmik (1999) toob välja organisatsiooni struktuuri viis eesmärki:

1) struktuur määrab alluvussuhted ning tööjaotuse, mille kaudu määratletakse otsustetegemise protsess ja võimusuhted;

2) struktuur on üks eesmärkide saavutamise vahend;

3) struktuuri ülesandeks on infokanalite määramine - palju suheldakse horisontaalselt, palju vertikaalselt? Tihti ei kattu infokanalid struktuuriga, sest lisaks formaalsetele suhetele on oluline roll organisatsioonis mitteformaalsetel suhetel ehk informaalsel struktuuril;

4) struktuur on aluseks töötajakesksele lähenemisele - struktuur määrab töötaja positsiooni organisatsioonis, tema vastutuse, töösuhted, kohustused ja õigused. Nendest peaks iga töötaja olema ise teadlik;

5) struktuuri kaudu toimub juhtimise täiustamine - iga juht peab teadma, mida tema alluvad teevad ning seeläbi leidma viise tööprotsesside efektiivsemaks muutmiseks.

Infotehnoloogilist infrastruktuuri võib vaadelda kui andmete töötluse, säilitamise ja kommunikatsioonitehnoloogiate ja -süsteemide kogumit (andmebaasid, serverid, arvutid, infokandjad jms) ja kõik protsessid nende töö tagamiseks. See hõlmab kõiki organisatsiooni infosüsteeme.

Üldteadmised koosnevad kasutatavast terminoloogiast ja sõnavarast, teadmusvaldkondade tunnustamisest, kognitiivsetest mudelitest, ühistest normidest ja väärtustest ning samuti individuaalsete teadmiste kogumist.

Füüsiline keskkond on oluline teadmusjuhtimise infrastruktuuri komponent, mille aspektid on:

• hoonete disain ja nende paiknemine üksteise suhtes
• asukoht, suurus ja tööruumide tüübid
• töötajate kohtumispaikade arv ja disain.

Füüsiline keskkond võib soodustada teadmusjuhtimist pakkudes töötajatele võimalusi kohtuda ja jagada informatsiooni ja kogemusi. Kohvikud ja kohvinurgad, puhkenurgad jms pakuvad võimalusi üksteiselt õppida ja jagada teadmisi ning kogemusi.

Teadmusringluse protsessid

Üheks populaarsemaks teadmusringluse mudeliks on Nonaka nn SECI mudel (1991), mis näitlikustab vaikiva ja väljendatud teadmuse dünaamilist vastastikust toimet. Nonaka käsitluses on teadmusloome üks osa teadmusjuhtimisest ja siin võib eristada nelja teadmiste kujunemise protsessi, etappi või faasi ehk nelja erinevat teadmusloome mustrit: 

• Sotsialiseerimine (vaikiv -> väljendatud) 
• Eksternaliseerimine (väljendatud -> väljendatud) 
• Kombineerimine (väljendatud -> vaikiv) 
• Internaliseerimine (vaikiv -> vaikiv)

Nendest neljast etapist tuleneb ka SECI mudeli nimi: inglise keeles on nende etappide nimed Socialization, Externalization, Combination ja Internalization. SECI mudel on aluseks organisatsioonilisele õppimisele.

Sotsialiseerimise etapp - toimub üksikisikute omavaheline suhtlemine, tunnete, emotsioonide, kogemuste, tehniliste oskuste, mentaalsete mudelite ehk mõttemallide ja vaiketeadmiste jagamine. Sotsialiseerimine toimub teiste jälgimise, imiteerimise, arutlemise ning praktika kaudu, näiteks juues kohvi või teed, tehes ühiseid ülesandeid või osaledes koosoleku. Sotsialiseerumine võib toimuda ilma keelelise väljenduseta. Sotsialiseerumine võib toimuda nii lähikohtumistel kui virtuaalsetes suhtluskeskkondades.

Eksternaliseerimise ehk teadmiste väljutamise etapp - toimub vaiketeadmuse konverteerimine väljendatud teadmuseks: vaiketeadmus dokumenteeritakse, pannakse kirja läbi dialoogi ning nendest saab väljendatud teadmus. See nõuab vaiketeadmuse väljendamist ja selle viimist vormi, mis oleks arusaadav teistele st kodifitseerimist. Individuaalsed ideed integreeritakse grupi mentaalseks maailmaks. Seda on võimalik teostada näiteks mudelite, juhtumianalüüsi või ajurünnaku abil.

Kombineerimise etapp - toimub väljendatud teadmuse baasil keerulisema ja süstematiseerituma uue väljendatud teadmuse loomine. Väljendatud teadmus võib pärineda nii organisatsiooni enese teadmusbaasist kui ka välistest allikatest. Selles etapis on võimalik loobuda kitsastest mudelitest ning luua laiemalt mõistetav teadmus paigutades olemasolev väljendatud teadmus konkreetsesse konteksti.

Internaliseerimise etapp - toimub väljendatud teadmuse baasil uue vaiketeadmuse teke.

Mudeli spiraalsus tuleneb sellest, et uue tekkinud vaiketeadmuse baasil on võimalik luua uus väljendatud teadmus, see väljendada, seda kombineerida olemasoleva väljendatud teadmusega, mis omakorda on võimalik internaliseerida ning kogu tsükkel on seeläbi taaskord korratav.